Dosyalama & Arşivleme

Dosyalama ve Arşivleme

Dosyalama ve arşivleme ürünleri özellikle iş hayatında hayat kurtarıcı rolünü üstleniyor. Ofis dosyalama malzemeleri ise kurtarıcı OfisOstim ile kısa sürede sizin oluyor!

Dosyalama sistemi yazı ve kağıdın ortaya çıkmasıyla hemen sonra ihtiyaç haline gelmiştir. Özellikle sanayi devrimiyle birlikte çok sayıda üretime geçilmesi kullanılan dosyalama malzemeleri konusunda ihtiyacı doğurmuştur.

Üretimin artması dolayısıyla kullanılan her bir kağıt ya da evrakların düzenli bir şekilde bulunması zorunluluğu ortaya çıkmıştır. Çünkü iş alanında karışıklığın önüne geçebilmek ancak böyle mümkün olmaktadır.

Sadece çalışanların pratikliği için değil, denetleme için gelecek olan kişilere de gerekli evrakları sunabilmek adına dosyalama ve arşivleme ürünleri kullanılması gerekmektedir.

Arşivleme Nedir?

Ofislerde, özel sektörde ve devlet kurum kuruluşlarında belirli bir araştırma/emek sonucuyla elde edilmiş olan bilgilerin korunmasıdır. Sözel ve sayısal bu bilgiler uzun süreli ihtiyaç olabileceği düşüncesiyle dosyalama ve arşivleme için uygun görülmektedir. Arşivleme, bilgilerin korunması anlamına gelir.

Dosyalama Sistemi Nedir?

Dosyalama sistemi, arşivleme işlemini kolaylaştırmak adına dosyalar arasında ayrım belirleyerek bilgilerin korumaktadır. Bilgi koruma işlemi her ne kadar dosyalama ve arşivleme ürünleri ile mümkün olsa da bu adımı doğru gerçekleştirmek gerekmektedir.

Her bir arşiv için ayrı dosyanın oluşturulması gerekmektedir. Ofis dosyalama malzemeleri bu konuda yardımcı olmaktadır. Tarihine, bilgisine, coğrafyasına ya da herhangi bir kategoriye göre ayrı dosya açılmaktadır. İçerisinde de bu dosyaya uyan bilgiler bulunmaktadır.

Klasör Dosya Çeşitleri Nelerdir?

Dosyalama ürünleri arasında en çok klasörler bulunmaktadır. Klasörler ya da genel anlamıyla dosyalama arşivleme ürünleri belirli çeşitlere ayrılmaktadır.

Kullanım noktasına göre belirlenen bu ayrım özellikle iş alanlarında büyük kolaylık sağlamaktadır. Her bir çeşide uygun olan ofis dosyalama malzemeleri kullanılarak bilgiyi hem uzun süreli korumak hem de istenen zamanda bu bilgiyi bulup kullanmak mümkün olmaktadır.

Sıkıştırılmalı Dosya Nedir?

Dosyalama ve arşivleme ürünleri arasında en sık tercih edilenler arasında sıkıştırılmalı dosya bulunmaktadır. Sıkıştırmalı dosyalar ofis dosyalama malzemeleri kategorisinde yer alsa da özellikle eğitim kurumlarında da çok sık tercih edilir.

Dosya içerisinde gerekli evraklar şeffaf poşetler içerisinde koyularak muhafaza edilmektedir. İnce bir dosya olmasından dolayı çok yüksek miktarda belgeyi bulundurmak mümkün değildir. Dosya içinde yer alan sıkıştırma aparatıyla belgelerin sağlam durması sağlanır.

Sert Kapaklı Dosyalar

Sıkıştırmalı dosyalar, dosyalama ve arşivleme ürünleri arasında daha çok günlük işler için tercih edilmektedir. Uzun vadeli bir koruma sağlamak amacıyla kalın kapaklı ve sağlam ofis dosyalama malzemeleri tercih edilmektedir.

Çok sayıda belge ve evrak sıkıştırmalı dosyalara koyulup daha sonra bu klasörlerde muhafaza edilebilmektedir. Sert bir kapağa sahip olması olası darbelere karşı koruma sağlayacaktır. Aynı zamanda diğer kırtasiye dosyalama malzemeleri ile kıyaslandığında uzun ömürlü olmaktadır.

Dosyalama ve Arşivleme Nasıl Yapılır?

Dosyalama ve arşivleme ürünleri ile farklı şekillerde dosyalama yapılabilmektedir. Çalışılan ortam ve bilginin kullanılma amacına göre hareket edilebilir.

Ofis dosyalama malzemeleri kullanılarak tarihe göre dosyalama sistemi oluşturulabilir. Ay ay ya da yıl yıl bilgilerin toplu olarak bir arada bulunması mümkündür.

Ofislerde departmanlara göre ayrım yapılabilmektedir. Örneğin dosyalama malzemeleri ile muhasebe, insan kaynakları gibi farklı alanlar oluşturulabilmektedir.

Kullanılan bir test varsa bu testten elde edilmiş bilgiler ışığında dosyalama sistemi oluşturulabilmektedir. Dosyalama ve arşivleme ürünleri arasından dosya alarak örneğin Kişilik Testleri, İlgi Testleri gibi farklı ayrımlara gidilebilir.

OfisOstim Aracılığıyla Sunulan Dosyalama ve Arşivleme Ürünleri

OfisOstim başta ofis dosyalama malzemeleri olmak üzere tüm alanlarda kullanıma uygun olacak dosyalama ve arşivleme ürünleri satışını gerçekleştirmektedir.

Dosyalar, şeffaf poşetler, dosyaları bütün olarak koruyabilecek özel alanlar satış ürünlerinden bazılarıdır. Kullanıcılar tarafından tercih edilebilecek her bir dosyalama malzemeleri uygun fiyatlarla satışa sunulmaktadır.

Kısa sürede teslimat ve kaliteli dosyalama ve arşivleme ürünleri için OfisOstim sitesini tercih edebilirsiniz. Kategoriler arasında dilediğiniz ürünleri bulabilir, sipariş verebilirsiniz.

1-Arşivleme Kutusu

Arşiv kutusu toplu dosyalama sistemi için gerekli ürünlerden birisidir. Ofis dosyalama malzemeleri arasında alınması gereken ürünler arasında bulunmaktadır. Birden fazla sıkıştırmalı dosyayı arşiv kutusu içerisinde bulundurmak mümkündür. Ayrıca dosya kullanmadan direkt evrak saklaması da yapılabilmektedir.

Sert kapaklı yapıya sahip olması belgelerin sağlam şekilde ileri dönemlere taşınmasını sağlamaktadır. Dosyalama ve arşivleme ürünleri arasında bulunan arşiv kutusu dışarıdan gelen darbelere, sıvı dökülmesi gibi durumlara karşı koruma sağlamaktadır.

2-Karton Klasörler

Geri dönüşüm ile elde edilen malzemeler ile karton klasörler oluşturulmaktadır. Özellikle ofislerde ve eğitim kurumlarında tercih edilmektedir. Karton klasörler özellikle farklı dosyaları da içerisinde saklamak amacıyla kullanılmaktadır. Karton klasörler en uzun ömürlü dosyalama ve arşivleme ürünleri arasındadır.

Karton klasörler alışık olunan kaba ve büyük şekli ile sınırlı kalmaz. Hukuk alanında kullanılan ince kartondan yapılmış dosyalama ve arşivleme ürünleri de bulunmaktadır. Daha kullanışlı ve küçük olan bu tarz dosyalar da OfisOstim bünyesinde satılmaktadır.

3-Seperatörler

Seperatörler ofis dosyalama malzemeleri kullanırken ayırım yapmak amacıyla kullanılır. Ayırıcı olarak bilinirler. Dosyaların ya da kağıtların kenarına renkli olarak yapıştırılır. Üzerine yazı da yazılabilir. Dosyalama ve arşivleme ürünleri arasında araştırma yapmaya gerek duymadan direkt seperatörler sayesinde ihtiyaç olana erişilebilir.

4-Tanıtım Klasörleri

Firma ya da kişi hakkında bilgi vermek amacıyla kullanılan daha kullanışlı da olan dosyalardandır. Genelde halkalı olarak üretilmektedir. Halkalı yapıya sahip olması dosyalama ve arşivleme ürünleri arasında daha kullanışlı olmasını sağlamaktadır.

İçerisinde evrakları eklerken evrakların zarar görmesi böylece engellenir. Evraklar arasında geçiş yaparken defter gibi kolay geçişi sağlamaktadır. Yetişkinler ve öğrenciler arasında sık sık kullanılmaktadır.

5-Askılı Dosyalar

Ofis dosyalama malzemeleri arasında askılı dosyalar bulunmaktadır ve yine evrakların korunmasını sağlamaktadır. Arşiv yaparken rahatlıkla kullanılabilir. Aynı zamanda masaüstünde bulunması amacıyla da tercih edilebilmektedir. Alanda dik bir şekilde durabilmektedir.

6-Plastik Klasörler

Plastikten üretildiği için bu adlandırmayı almıştır. Diğer klasörlerden çok da bir farkı yoktur rahatlıkla ofis dosyalama malzemeleri olarak kullanılabilir. Dar ve geniş olmak üzere üretim farklılığı bulunmaktadır. Değişik renklerde satışa sunulmaktadır.

7-Şömiz Dosyalar

Ofis dosyalama malzemeleri evrakları belirli bir yere kadar korumaktadır. Arşivleme yaparken evrakları daha net ve emin şekilde korumak için sömiz kullanılır. Sömiz dosyalar direkt olarak kağıtların her birini sarar ve korumaktadır. İnce olsa da gerekli korumayı sağlar.

8-Telli Dosyalar

Sıkıştırmalı dosya olarak da bilinen ofis dosyalama malzemeleri ürünleridir. Bu ürünler genelde eğitim gören öğrenciler tarafından kullanılır. Arşivleme yaparken daha az sayıdaki kağıtlar için kullanılmaktadır. Çok sayıda kağıt için tercih edilmez.

9-Fonksiyonel Dosyalar

Klasörlerden farklı bir üretime sahiptir. Fonksiyonel dosyalar daha çok bir kutu gibi işlev görmektedir. Ayrı dosya kullanmaya gerek kalmadan belgeleri korumaya ihtiyaç sağlar. Çıt çıtlı bir kapatma şekli bulunmaktadır.

10-Poşet Dosyalar

Telli dosyaların ve klasör dosyalarının içinde evrakları ayırmak için kullanılan şeffaf dosyalardır. Sadece poşet dosya kullanarak ayrım yapabilmek mümkünken sıkıştırmalı dosyalar için özellikle üretilmiştir.

11-Sunum Dosyaları

Projeler, toplu ödevleri korumak amacıyla tercih edilir. İçinde çok sayıda şeffaf poşet vardır ancak oldukça ince bir dosyadır.

12-İmza Kartonu

Belirli bilgileri, imzaları bulundurmak amacıyla üretilmiş özel dosyalardır. Defter formatında yer alır.

13-Sekreterlikler

Sekreterler, öğrenciler ve çalışanların kağıtları ve diğer eşyalarını belirli bir düzende tutmak amacıyla kullanılır. Kalem, kağıt ve farklı evraklar kullanılabilir.

14-Dosyalama ve Arşivleme Ürünleri: Sürekli Form Klasörleri

Özel üretilmiş sürekli klasör kağıtları eklenerek dilediğiniz sayıda ve genişlikte belge ekleyebileceğiniz ürünlerdir.